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郵便の種類と使い分け、料金について

法律事務所はまだまだアナログなので郵便での書類のやりとりがとても多いです。

郵便にはいくつかの種類があり、値段もいろいろ違います。

郵便局以外のサービスも含めると各社のメール便など、本当に沢山あって迷います。

法律事務所で多用する郵便の種類と使い分け、料金についてまとめました。

宅配業者のサービスまで含めるととても煩雑になるので、今回は郵便局のサービスに限定します。

適切な送り方を選び使い分けるのが大切です。

目次

郵便の種類

日常的によく使うものは以下の通りです。

  • 普通郵便
  • 特定記録
  • 簡易書留
  • 書留
  • 現金書留
  • 内容証明郵便
  • 配達記録郵便
  • レターパック300
  • レターパック500
  • ゆうパック
  • 速達

普通郵便

いちばん基本ですね。最低料金84円です。定形郵便と定形外郵便に別れます。

配達の記録がつかず、一度出したら基本的には止められません(本気でかけ合えば止められることもあります)

稀にある郵便事故の場合でも、確認が取れません。

なので使う場面は、最悪出し直しが可能なもの、としています。

例えばこちらで作った書面などは、仮になくなったとしても作り直しは可能です、

資料の取り付け書類も、書き直して出し直しが可能です。

つまり、最悪なくなったとしてもダメージの少ないもの、に使っています。

日曜祝日は配達されません。

特定記録郵便

ポストに入れた、という記録の残る郵便です。あくまで配達先はポストです。手渡し捺印でも配達ではありません。

普通郵便+160円

簡易書留にするほどでもない書類や、忙しいなどの理由や、積極的に受け取るつもりがないなどと言う理由で簡易書留など対面での配達が難しい場合、特定記録郵便を使うことがあります。

うちの事務所では、後述の内容証明郵便が保管期間切れでの返送(不在票が相手のポストに入れられたが、受け取りしてくれないと1週間ほどで返送されてしまいます)された場合、特定記録郵便で再送することが多いです。

簡易書留

記録がつき、相手方への受け渡しが手渡しの郵便です。

普通郵便料金+320円

相手がたしかに受け取ったということを確認したい場合、郵便事故などでなくなっては困る書類の送付に使っています。

法律事務所では非常に多用しているのではないかと思います。

書留郵便

簡易書留と似ていますが、補償額が違う、記録の取り方が細かいという違いがあります。

普通郵便料金+435円(要補償金額により変わる)

価値の高いものを送る際に使う…ということになってますが、実際曖昧な違いだと思います。

ただうちの事務所ですと、なんとなくより大事そうなものを送る時に選択していると言った感じです。

先方に与える印象が、簡易書留より重々しいんですよね。管理に気をつけています、という雰囲気が出ます。

現金書留

唯一、現金が送れる郵便の手段です。

普通郵便料金+435円~(要補償金額により変わる)

どうしても現金を送らなければならない場合に使います。

特別な封筒を使わなければいけないので少し面倒です。

振込などに比べ料金が高いので、振り込める場合などは振込をした方が安く、手間も楽です。

配達証明郵便

書留郵便に配達証明をつける形で出します。
普通郵便+435(書留料金)+310円

長3封筒で普通郵便84円で出せる重さであれば839円、と覚えています。

書留なので相手方には手渡しで配達、配達が完了すると、いつ配達されました、と書かれたハガキが配達証明書として差出人に届きます。

法律事務所では後述の内容証明郵便に配達証明をつけることが多いと思いますが、別にそれ以外でも付けられます。

普通の書式で作った書面を封筒に入れ、書留にし、配達証明付きとして出せば OK

いちばん確実に、相手方に届いたことが確認できる郵送方法です。

ただ値段が高いので、弁護士から特別な指示がなければ内容証明郵便以外には使いません。

内容証明郵便

日常生活ではほとんど出てこない郵便の種類です。法律事務所では多用します。

もし一般の方が急に受け取った時には、たいてい何か物々しいことが起きている…という。

内容証明郵便の作成の仕方はいずれ別記事といたしますが、内容証明郵便は特別な書式で作るので、作成の段階から内容証明として出す、ということが決まっています。

弁護士に、これ内容証明で、と言われたら出す感じです。

証明代と郵送代、別々にかかります。
証明代:1枚目440円、2枚目以降1枚260円
郵送代:最低でも書留郵便です。普通郵便+435円(書留料金)

基本的には、前述の「配達証明つき」でだすことが多いはずです。

速達

普通郵便や簡易書留、書留、何にでも付けられます。

普通郵便+290円〜(重さによって変わります)

つけるとどのくらい早くなるかは一概には言えませんが、遠くに送る分には結構効果があります。

普通郵便は休みの日曜祝日も配達されます。

同県内などだとあまり差は無いような気はしますが、付けておくと、急いでいるんだな、という雰囲気は伝わります。

普通郵便が原則1日1回配達であるのに対し複数回配達(少なくとも午前午後とある)されるので、タイミングによっては普通郵便より1日早く着いたりします。

郵便料金の考え方

郵便料金は基本的に加算方法です。

普通郵便を基本として、加えたオプション分どんどん高くなる感じです。

特定記録と簡易書留と書留は併用できない(どれか一つだけ)とか、配達記録は書留郵便にしかつかない、といったルールはいくつかあります。

  • 普通郵便に速達を付けて書留→84円+290円+435円=809円
  • 配達証明郵便に速達を付ける→84円+435円+310円+290円=1119円

たくさんオプションを付けると安くなるとかはありません。

まとめ

今回は、法律事務所で多用する郵便の種類と、その使い分けについてまとめてみました。

郵便の種類はこれがすべてではありません。法律事務所からは出さないけど受け取る専門ですと、特別送達という郵便もあります。

法律事務所でもネットの利用が増えてきたとはいっても、まだまだ紙を多用する世界です。

郵便事務が減ったりなくなったりする日は遠そうです。

よく使う郵便の代金は覚えてしまうのが楽ですよ

  • 簡易書留:+320円
  • 特定記録:+160円
  • 速達:+290円(~250g)、+390円(~1kg)
  • 配達証明付き郵便で封筒に貼る切手:839円(50g以下の場合)

それでは!

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